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西秀区2010-2015年档案信息化建设实施意见


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        为进一步加强档案信息化建设,提高档案管理现代化水平,根据《全国档案信息化建设实施纲要》,制定《西秀区2010—2015年档案信息化建设实施意见》。西秀区档案信息化建设的指导思想是:以科学发展观为指导,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进我区档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,夯实数字档案馆建设基础,促进档案事业持续快速健康发展,为我区经济社会发展服务。 
    一、继续加强档案信息化基础设施建设 
      1.继续推进运用计算机管理档案,提高区档案馆、各机关单位档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。
      2.积极争取区委、区政府支持,将档案信息化建设列入政府信息化建设总体规划。加强档案信息建库入网工作,争取将电子政务作为重要档案数据信息资源,探索建立电子文件中心,为逐步构建数字档案馆创造条件。努力探索一条适合我区档案信息化建设的路子。
      3.区档案局(馆)要依托贵州省档案信息网,继续建立和完善档案信息网站,建立面向社会、服务公众的档案网站。区综合档案馆全部建成内部局域网,全面推行档案管理现代化和办公自动化。
      4.各机关单位要根据档案信息化建设的需要,配备必要的设施和设备,如计算机、扫描仪、数码相机、计算机管理档案软件、电子文件存储、迁移、备份等,与办公自动化系统和业务系统实现链接,为档案信息采集、交换、资源共享创造必要的技术和物资条件。
    二、加强档案信息资源建设 
      5.区档案馆要统筹规划,分批实施,继续加快馆藏档案目录数据库建设。要做好馆藏档案数字化规划,在进一步推进馆藏档案案卷级目录和文件级目录数据库建设的基础上,加大重点档案全文数据库的建设,积极探索专题数据库和多媒体数据库建设,提高档案检索利用服务质量。到2015年末,区档案馆馆藏档案案卷级目录实现机检,重要及利用频繁的全宗档案实现文件级目录机检,民国档案实现全文信息机检,为建立西秀区档案目录中心奠定坚实基础。
      6.各机关单位要严格按照审定的本机关文件归档范围和保管期限表,制订室藏档案数字化规划,对保管期限为永久的档案进行文件级目录录入,有条件的单位可率先建立档案全文数据库和多媒体数据库,向档案馆移交档案时,同时移交机读目录,并将有关数据同时并入区档案局(馆)数据库系统。
      7.各机关单位要尽快将电子文件的归档管理摆上工作日程,纳入档案工作内容,根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的领导,制订电子文件归档范围和保管期限,保证本单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
    三、加快档案管理应用系统建设 
      8.为提高档案管理软件的应用水平,保证档案信息交换的兼容性,防止重复投入,实现档案信息资源共享,大力推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件,提高档案检索利用服务质量,实现统一管理、统一数据格式、统一电子文件归档与管理规范。到2015年,各机关单位档案管理软件应用普及率要达到60%。 
      9.为推进机关档案管理与办公自动化同步发展,适应办公自动化和电子政务建设的要求,各机关单位档案室要实施档案管理与办公自动化无缝链接,逐步实现文档一体化管理,与机关办公自动化和电子政务系统同步建设,协调发展。
      10.区档案局(馆)要充分发挥档案信息网站的作用,使之成为宣传档案工作,开展档案信息、现行文件服务的窗口。网站要不断加以完善,丰富网站内容,有计划地上载开放档案目录和公开现行文件目录,有条件的可上载已公开的档案全文信息,向社会提供网上查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。要发挥网络互联互通的作用,实现档案信息网站之间、档案信息网站与政府网站之间的相互链接,提供方便、快捷、优质的档案信息服务。
      11. 我区档案信息化建设的标准与规范,主要依据国家电子政务建设标准和国家档案局颁布的有关标准执行。目前要组织实施好国家档案局已经颁布的《档案著录规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《cad电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》和省档案局颁布的《贵州省档案资料目录数据采集标准》等技术标准,并结合我区实际,制订《西秀区电子文件移交接收办法》。
     四、加强档案信息安全保障体系建设
      12.各机关单位档案室要提高信息安全意识,加强对计算机硬件设备和软件系统的管理。采取定期备份、隔离保存等有效技术手段,确保档案数据安全。要加强对电子文件的管理,保证归档电子文件的真实、完整、有效。档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。对于已上外网提供信息和查询服务的,要采取加强身份认证、设置防火墙和密码管理,确保档案信息网络传输和系统的安全。
      13.区档案局(馆)在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要提高信息安全意识,防止失密、泄密的发生,严格遵守相关的安全保密制度。非公开的档案信息一律不得上外网;在因特网上提供已公开档案目录查询服务的,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息和系统安全。
     五、加强对档案信息化建设工作的领导和人才队伍建设
      14.各单位要充分认识档案信息化建设的重要意义,明确档案信息化建设的指导思想、目标任务和要求,切实加强领导、纳入议事日程、统筹安排,加大投入,使档案信息化建设与办公自动化同步推进、协调发展。区档案局要加强对档案信息化建设工作的指导和督促,把档案信息化建设作为衡量档案工作水平的重要标志,纳入档案行政执法检查、档案评估验收、机关目标责任制管理的内容。各机关单位要把电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关部门及人员的岗位职责,明确具体责任,切实加强管理,抓好落实,不断加快档案信息化建设的步伐。
      15.要积极引进档案信息建设及管理人才,加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,加强档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识的培训,提高档案业务人员信息化知识水平,培养既精通档案业务又熟练掌握和运用现代技术、拥有多种技能的复合型人才。
                                                                                               
   
                                                            西秀区档案局(馆)
                                                              二00九年六月

 

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